Apostila :
- reprezinta o nota, o stampila explicativa care este aplicata pe anumite acte pentru a le atribui acestora recunoastere internationala.
- este aplicata pe actele administrative de catre Secretarul General al Prefecturii, iar pe actele notariale si judecatoresti de catre Curtile de Apel
- taxele pot fi platite la oricare Trezorerie a statului, taxe consulare, in fuctie de numarul de acte pentru care se solicita apostila. Valoarea acestor taxe este stabilita de catre Ministerul Finantelor si banii astfel colectati sunt depusi la bugetul de stat.
• trebuie sa va adresati la un traducator autorizat de catre Ministerul Justitiei (lista acestora este afisata la sediile tuturor notarilor publici), apoi sa apelati la serviciile unui notar public pentru legalizarea respectivei traduceri.
• ATENTIE !
- De la 1 septembrie 2005 Apostilarea actelor este facuta de Tribunale - Legea nr. 121/2005 din 05/05/2005, publicată in Monitorul Oficial, Partea I nr. 402 din 12/05/2005 privind modificarea articolului 2 al Ordonanţei de Guvern nr. 66/1999 pentru aderarea Romaniei la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, în ceea ce priveşte competenţa de a elibera apostile; astfel, Legea nr.121/2005 prevede în art. 2: “Autorităţile române competente să aplice apostila prevazuta la art. 3 alin. (1) din Conventie sunt: tribunalele, pentru actele oficiale prevazute la art. 1 lit. a), c) si d), si prefecturile, pentru actele oficiale prevazute la art. 1 lit. b)."
- Legea nr.290/2004 privind cazierul judiciar a fost modificată prin Legea nr. 202/2005. În virtutea acestei modificări, alin.2 al art. 21 va avea următorul cuprins: „Certificatul de cazier judiciar se eliberează persoanelor fizice în cel mult 10 zile de la data solicitării, în cazurile prevăzute la alin. (3), sau în cel mult 30 de zile de la data solicitării, în cazurile prevăzute la alin. (5), şi este valabil 6 luni de la data primirii."
- autoritatile din anumite state solicita ca traducerea autorizata sa fie facuta dupa ce actul original a fost apostilat.
- verificati cu mare atentie actele , daca au toate stampilele , semnaturile necesare, numele si cifrele sunt scrise corect.
Apostilarea :
Romania a ratificat aderarea la Conventia de la Haga din 5 Octombrie 1961 privind suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine prin Ordonanta Guvernului nr. 66/1999, aprobata prin Legea nr. 52/2000, publicata in M.Of. nr. 169/20.04.2000, iar la data de 16.03.2001 Conventia de la Haga a intrat in vigoare. Astfel, procedura supralegalizarii diplomatice sau consulare a actelor oficiale straine in tarile semnatare s-a simplificat prin aplicarea unei stampile, care poarta o singura denumire: Apostille-Convention de la Haye du 5 Octobre 1961.
Potrivit art. 2 din Conventie: “fiecare stat contractant scuteste de supralegalizare actele carora li se aplica aceasta conventie si care urmeaza sa fie prezentate pe teritoriul sau“. Conventia se aplica pe teritoriul tuturor celor 64 de state semnatare, [in prezent sunt 82] documentele apostilate urmand a fi recunoscute, fara proceduri suplimentare, de oricare dintre statele contractante.
Apostilarea presupune aplicarea de catre autoritatile competente a unei stampile ce va avea forma unui careu cu latura de minimum 9 cm, identica in tarile semnatare, pe actul in sine sau pe o prelungire a acestuia, pentru a le atribui acestora recunoastere internationala. („The Apostille is placed by the competent authority on the public document itself or on an "allonge"” – Conventia de la Haga ).
In Romania, pana la data de 1 noiembrie 2004, au existat doar doua autoritati care au avut drept de apostilare: Ministerul de Externe si Ministerul de Justitie. Termenul de apostilare era folosit pentru documentele vizate de catre Minsterul Afacerilor Externe si termenul de supralegalizare pentru apostilarile facute de catre Ministerul de Justitie.
In continuare, pentru statele care nu au aderat la Conventia de la Haga procedura de supralegalizare va fi facută tot de catre Ministerul Afacerilor Externe al Romaniei, Ministerul Justitiei, iar unde este posibil, si de către Consulatul ţării respective din Bucuresti.
Incepând cu data de 1 noiembrie 2004 au devenit aplicabile dispoziţiile Legii nr. 142/2004 privind modificarea articolului 2 din Ordonanţa Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea României la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961.
Articolul 2 din Ordonanta Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea Romàniei la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine , adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei , Partea I, nr. 408 din 26 august 1999, aprobata prin Legea nr. 52/2000 , se modifica după cum urmează :
"Art. 2. - Autoritatile romane competente sa aplice apostila prevăzute la art. 3 alin . 1 din conventie sunt : tribunalele, pentru actele prevazute la art. 1 lit. a ), c) si d), si prefecturile , pentru actele oficiale prevăzute la art. 1 lit. b)."
Aceasta lege a fost adoptată de Camera Deputatilor in sedinta din 23 martie 2004, cu respectarea prevederilor art. 76 alin . (2) din Constitutia Romaniei , republicata.
Dupa data de 1 noiembrie 2004, pentru actele ce urmeaza a fi folosite in statele membre ale Conventiei de la Haga , procedura de apostilare / supralegalizare este de competenta Prefecturilor si a Curtilor de Apel.
Birourile specializate ale Prefecturilor vor apostila actele care intrau in competenta MAE, apostila urmand a fi aplicata pe actele administrative de catre Secretarul General al Prefecturii, iar Tribunalele vor apostila copiile si traducerile actelor, legalizate la notar.
Actele se pot prezenta pentru apostilare sau legalizare personal sau prin mandatar (pe bază de procură notarială).
De retinut ca, pentru recunoasterea internationala, certificatele de nastere si casatorie se traduc, dupa apostilare, in limba tarii de destinatie de catre un traducator autorizat, inclusiv apostila, urmand apoi sa fie legalizate de catre un notar public, in final traducerea legalizata fiind supralegalizata de catre Tribunal.
Supralegalizarea :
In vederea prevenirii falsificarii unor documente oficiale intocmite de catre autoritatile unui stat si care isi produc efectele juridice pe teritoriul altui stat, Conventia de la Haga prevede supralegalizarea acestora.
Procedura consta in aplicarea unei apostile de catre Tribunal, prin care se legalizeaza, de fapt, documentele care au fost, anterior, legalizate de catre un notar public.
Aceeasi procedura se aplica si pentru actele notariale indeplinite de un notar strain si care urmeaza a fi folosite in Romania.
Apostilarea documentelor
Conform prevederilor Legii nr. 142/2004 privind modificarea art. 2 din Ordonanţa Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea României la Convenţia de la Haga cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, incepand din data de 1 noiembrie 2004, autorităţile române competente să aplice apostila sunt :
· Tribunalele (de la 1 sept. 2005) potrivit art.1 literele a, c si d din Conventia de la Haga, vor apostila pentru :
- documentele care emană de la o autoritate sau de la un funcţionar al unei jurisdicţii a statului, inclusiv cele care emană de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecătoresc;
- actele notariale;
- declaraţiile oficiale, cum ar fi: cele privind menţiuni de înregistrare, viza de învestire cu dată certă şi legalizări de semnătură, depuse pe un act sub semnătură privată.
· prefecturile, pentru:
- documentele administrative.
In acest sens, incepand din data de 1 noiembrie 2004, va puteti adresa Secretarului General al Prefecturii Judetului, pentru aplicarea apostilei pe urmatoarele
Acte care pot fi apostilate
Certificat de stare civila - in original, model nou, emis incepand cu 1.01.1998*, certificate de nastere, casatorie sau deces, adeverinte diverse emise de catre primarii
Certificat de nastere – in originalCertificat de cazier judiciar - in original, eliberat cu cel mult 6 luni in urma**, de la sectia de politie in care domiciliaza solicitantul sau de la Inspectoratul Judetean/General al Politiei Romane
Adeverinta prin care se atesta domiciliul si cetatenia persoanei sau statutul juridic fata de statul roman - in original, eliberata de formatiunile judetene de evidenta informatizata a persoanei, respective Directia Judeteana/Generala de Evidenta Informatica a Persoanei
Adeverinta prin care se atesta vechimea in munca *** - vizata in prealabil de Casa Judeteana/Nationala de Pensii si alte Drepturi de Asigurari Sociale,
Act cu caracter medical, adeverinte medicale, autorizatii de libera practica medicala, numai dupa ce au fost vizate in prealabil de catre Ministerul Sanatatii
Adeverinta de calificare in diferite meserii - in original, vizat in prealabil de Ministerul Muncii, Solidaritatii Sociale si Familiei – Directia Judeteana/Generala a Fortei de Munca
Certificat de botez/ cununie - in original, vizat in prealabil de Directia judeteana pentru cultura, culte si patrimoniu cultural national,
Document cu caracter comercial**** Certificat de Camera de Comert si Industrie a Romaniei si a Municipiului Bucuresti sau camerele de comert si industrie judetene, dupa caz
* - certificatele de stare civila (de nastere, casatorie, respectiv deces) emise inainte de 1.01.1998 trebuie schimbate cu altele noi. Schimbarea se face la oficiile unde sunt pastrate actele de stare civila;
** Guvernul a decis ca perioada de valabilitate a cazierului judiciar sa fie prelungita de la 30 de zile la sase luni de la data intocmirii, in urma unui proiect de lege adoptat in sedinta Executivului. Aceasta masura va servi intereselor cetatenilor aflati in tara, cat si romanilor din strainatate. Certificatul de cazier judiciar va fi eliberat persoanelor fizice in cel mult zece zile de la data solicitarii, daca cererea este depusa la unitatea de politie din localitatea de domiciliu a solicitantului sau in cel mult 30 de zile in celelalte situatii. Autoritatile au constatat ca acele 30 de zile nu erau suficiente pentru rezolvarea problemelor celor care le solicitau, acestia fiind nevoiti sa reia procedura de eliberare a documentului. In urma acestor masuri, legislatia romana a fost adaptata celei europene in domeniu.
*** - conform inscrierii din cartea de munca;
**** - in conformitate cu prevederile art. 5 litera I) si art. 11 lit. c) din Decretul Lege nr. 139/1990.
Concluzii :
Art. 1 din Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961 are următorul conţinut: "Prezenta convenţie se aplică actelor oficiale care au fost întocmite pe teritoriul unui stat contractant şi care urmează să fie prezentate pe teritoriul unui alt stat contractant. Sunt considerate acte oficiale, în sensul prezentei convenţii:
a) documentele care emană de la o autoritate sau de la un funcţionar al unei jurisdicţii a statului, inclusiv cele care emană de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecătoresc;
b) documentele administrative;
c) actele notariale;
d) declaraţiile oficiale, cum ar fi: cele privind menţiuni de înregistrare, viza de învestire cu dată certă şi legalizări de semnătură, depuse pe un act sub semnătură privată.
Apostila nu se aplică:
a) documentelor întocmite de agenţi diplomatici sau consulari;
b) documentelor administrative care au legătură directă cu o operaţiune comercială sau vamală".
În acest sens, art. 2 din ordonanţa Guvernului anterior menţionată prevede următoarele: "Cu ocazia depunerii instrumentului de aderare se va comunica depozitarului că autorităţile române competente să aplice apostila prevăzută la art. 3 alin. 1 din convenţie sunt: Ministerul Justiţiei pentru actele menţionate la art. 1 lit. a, c şi d şi Ministerul Afacerilor Externe pentru actele oficiale prevăzute la art. 1 lit. b." Coroborate cele două texte, duc la concluzia că actele de studii se încadrează în primul rând la art. 1 lit. b din convenţie (fiind emise cu autorizarea sau acreditarea Ministerului Educaţiei sau al Ministerului Sănătăţii), deci sunt acte administrative, forma şi conţinutul acestora neputându-se modifica decât prin înscrierea lor în fals (adică prin dovedirea ca falsă a unei menţiuni sau a întregului act). Apoi, dacă traducerea actelor de studii trece şi pe la notarul public, actul respectiv se încadrează şi la art. 1 lit. c din convenţie.
• cazierul judiciar .
Certificatele de cazier judiciar (sau 'juridic') se eliberează la cererea persoanelor fizice şi au o valabilitate de 6 luni în România, perioada in care trebuie apostilate de catre Prefecturile competente.
ACTE NECESARE pentru obţinerea cazierului judiciar
Persoanele care doresc eliberarea unui certificat de cazier judiciar se vor adresa organelor de poliţie de la locul de naştere sau de domiciliu şi trebuie sa prezinte :
• actul de identitate (buletin de identitate/carte de identitate ori carte de identitate provizorie);
• timbrul fiscal, în valoare de 8.000 lei (0,8 lei noi);
• 5 lei noi numerar în cazul in care că doresc eliberarea documentului în regim de urgenţă (3 zile).
Taxa de urgenţă de 5 lei noi se plăteşte în contul 202101204221160, deschis la unităţile trezoreriei statului, în raza cărora cetăţenii îşi au domiciliul sau reşedinţă sau prin mandat poştal.
In cazul persoanelor domiciliate în străinătate, eliberarea certificatului de cazier judiciar poate fi solicitata prin misiunile diplomatice sau oficiile consulare române din ţară unde se află.
Cererea se depune la Inspectoratele de Poliţie Judeţene de pe raza domiciliului titularului actului.
LISTA
Statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga sau cu care România a semnat tratate sau convenţii de asistenţă juridică în materie civilă
State semnatare ale Convenţiei de la Haga sau care se consideră legate de convenţie;
Africa de Sud, Albania, Andorra, Antigua şi Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaidjan, Bahamas, Barbados, Belgia, Belize, Belarus, Bosnia-Herţegovina, Botswana, Brunei Daressalam, Bulgaria, China RAS Hongkong, China RAS Macao, Cipru, Columbia, Croaţia, Cipru, Republica Cehă, Dominica, Estonia, Elveţia, El Salvador, Fidji, Finlanda, Franţa, Germania, Grecia, Grenada, Honduras, Irlanda, Israel, Italia, Japonia, Kazahstan, Lituania, Letonia, Lesoto, Liberia, Liechtenstein, Luxemburg, F.R.I. Macedonia, Malawi, Malta, Marea Britanie şi Irlanda de Nord, Insulele Marshall, Mauritius, Mexic, Monaco, Namibia, Norvegia, Niue, Noua Zeelandă, Olanda, Panama, Portugalia, România, Federaţia Rusă, St. Kitts and Nevis, San Marino, Samoa, Serbia şi Muntenegru, Seychelles, Slovenia, Slovacia, Spania, Surinam, Swaziland, Suedia, Tonga, Trinidad Tobago, Turcia, SUA, Ucraina, Ungaria, Venezuela
State cu care România a semnat tratate sau convenţii de asistenţă juridică în materie civilă şi care nu sunt semnatare ale Convenţiei de la Haga: Albania, China, R.P.D. Coreeana, Republica Moldova, Polonia.